Wat is een applicant tracking system (ATS)?

Een heldere gids voor groeiende organisaties met 50 tot 300 werknemers die liever tijd besteden aan mensen dan aan administratie.

In het kort

• Een ATS brengt al je werving samen op één plek, voor elke openstaande vacature en elke hiring manager.
• Het verzamelt sollicitaties, ordent kandidaten en neemt terugkerende administratie uit handen.
• Het wijst je kandidaten niet stiekem af. Verderop lees je meer over die hardnekkige mythe.
• Groeiende organisaties hebben een ATS nodig zodra een spreadsheet niet meer volstaat, meestal eerder dan je verwacht.
• Reken op een bescheiden bedrag tot enkele honderden dollars per maand.
• Je hebt geen aparte recruitmentafdeling nodig om er goed mee te werken.

Nieuwe mensen aannemen is leuk. Feedback najagen voor vijf openstaande vacatures, zoeken in drie verschillende inboxen en je afvragen of elke sollicitant wel antwoord heeft gekregen? Minder leuk. Zodra je meerdere hiring managers en wervingsprocessen hebt en sollicitaties tegelijk binnenkomen via vacaturesites, aanbevelingen en je werken-bij-pagina, kun je zelfs met een goed georganiseerd proces snel het overzicht verliezen.

Het goede nieuws: je hebt geen omvangrijk softwarepakket of specialist in recruitmentprocessen nodig om dit op te lossen. We houden het eenvoudig. 👇

Wat is een ATS precies?

Een applicant tracking system (ATS) is software die je werving op één plek beheert. Het verzamelt sollicitaties op je vacatures, ordent kandidaten per fase en automatiseert het terugkerende werk daartussen, zoals bevestigingsmails en het inplannen van sollicitatiegesprekken.

Zie het als de centrale plek voor alle aanwervingen die tegelijk binnen je bedrijf lopen. In plaats van cv’s verspreid over inboxen, gedeelde schijven en half bijgewerkte spreadsheets, staat alles in één kandidatenoverzicht dat je hele wervingsteam kan bekijken, of daar nu drie of dertig mensen bij betrokken zijn. Bijna elk groot bedrijf gebruikt een ATS, net als vrijwel elk snelgroeiend bedrijf dat voor meerdere teams tegelijk werft.

Hoe werkt het in de praktijk?

In drie eenvoudige stappen: het verzamelt elke sollicitatie in één overzicht, ordent de gegevens zodat je kandidaten gemakkelijk kunt vergelijken en volgt hen vanaf hun sollicitatie tot hun aanwerving. Ondertussen neemt het de standaardmails en het inplannen van gesprekken uit handen, ongeacht hoeveel vacatures er tegelijk openstaan.

Het traject van een kandidaat ziet er dus zo uit:

1. Je publiceert de vacature in één keer op je werken-bij-pagina en de vacaturesites.
2. Elke sollicitatie komt op één plek terecht, ongeacht de herkomst of welke hiring manager verantwoordelijk is voor de vacature.
3. Het systeem leest elk cv en ordent de gegevens voor je.
4. Je verplaatst kandidaten door de verschillende fasen, terwijl je wervingsteam notities en beoordelingen toevoegt.
5. De administratie verloopt automatisch, zodat niemand zonder antwoord blijft wachten, ook wanneer je tien wervingsprocessen tegelijk beheert.

Wat kan een ATS betekenen voor een groeiende organisatie?

Het levert je vooral tijd op en brengt structuur in een proces dat snel onoverzichtelijk wordt zodra meerdere mensen meebeslissen en meerdere vacatures openstaan. Het brengt alle kandidaten samen op één plek, automatiseert terugkerende administratie, maakt samenwerking tussen afdelingen eenvoudiger en helpt je kandidaten consistent en eerlijk te beoordelen, ook wanneer je meer mensen aanneemt.

Dit betekent dat in de dagelijkse praktijk:

• Eén centrale bron van informatie. Elke kandidaat, notitie en e-mail staat op één plek, zichtbaar voor elke hiring manager, in plaats van verstopt in de inbox van één persoon.
• Minder administratie. E-mailtemplates en kandidaten zelf gesprekken laten inplannen verminderen het heen-en-weergemail. Dat maakt een groter verschil wanneer je meerdere wervingsprocessen tegelijk beheert.
• Eenvoudiger samenwerken. Gedeelde beoordelingsformulieren werken beter dan ‘Ja, leek me wel aardig’, vooral wanneer meerdere teams bij de beslissing betrokken zijn.
• Een prettigere ervaring voor kandidaten. Mensen krijgen op tijd antwoord in plaats van stilte, ongeacht hoeveel andere vacatures de aandacht van je team vragen.
• Eerlijkere beslissingen. Vaste fasen helpen je kandidaten op dezelfde basis te vergelijken, bij verschillende hiring managers en voor verschillende functies.
• Een volwaardige werken-bij-pagina. Een echte eerste indruk in plaats van alleen een inbox voor cv’s, die meegroeit met je personeelsbestand en je werkgeversmerk.

Wijst een ATS automatisch cv’s af?

Meestal niet. Je hebt waarschijnlijk gehoord dat een ATS de meeste cv’s wegfiltert voordat een mens ze bekijkt. Het is een van de hardnekkigste mythes over werving, en het klopt niet. Veruit de meeste sollicitaties worden nog steeds door een echt persoon gelezen.

Die bezorgdheid is wel begrijpelijk. Als je een streng filter instelt, bijvoorbeeld om iedereen zonder ‘10 jaar ervaring’ automatisch af te wijzen, ben jij degene die afwijst, niet de software. Hetzelfde geldt voor strikte trefwoordregels die goede kandidaten uitsluiten omdat ze iets anders hebben verwoord. Dat risico neemt toe naarmate je meer werft, omdat het verleidelijk is om extra filters toe te voegen wanneer het aantal sollicitaties stijgt.

🚨 Let op! Gebruik zulke uitsluitingsfilters met mate. Als je ze zorgvuldig instelt, helpt een goed ATS je juist eerlijker te werven, doordat elke hiring manager voor elke vacature hetzelfde consistente proces volgt. ☺️

Wanneer heb je er echt een nodig?

Wanneer je werving verder groeit dan wat je met een spreadsheet of gedeelde inbox overzichtelijk kunt beheren. De gebruikelijke signalen: je vult meerdere vacatures tegelijk in voor verschillende teams, meerdere mensen beslissen mee over een aanwerving, kandidaten raken uit beeld tussen hiring managers of sollicitaties komen sneller binnen dan je team kan antwoorden.

Voor een groeiende organisatie met 50 tot 300 werknemers is het vooral belangrijk dat de opvolging blijft werken wanneer meer vacatures, kandidaten en hiring managers samenkomen.

Doe een snelle check. Zijn drie of meer van deze punten van toepassing? Dan is het waarschijnlijk tijd:

• Je werft voor meerdere vacatures tegelijk.
• Meer dan één persoon beslist mee over aanwervingen.
• Kandidaten zijn uit beeld geraakt tussen inboxen of teams.
• Je kopieert steeds dezelfde e-mails voor verschillende wervingsprocessen.
• Je kunt niet eenvoudig aangeven hoeveel mensen op al je openstaande vacatures hebben gesolliciteerd of waar ze vandaan kwamen.
• Je wilt een volwaardige werken-bij-pagina in plaats van een verzameling losse vermeldingen op vacaturesites.

Hoeveel kost een ATS voor een groeiend bedrijf?

Minder dan je zou denken. Tools voor groeiende bedrijven kosten doorgaans een bescheiden bedrag tot enkele honderden dollars per maand. Dat hangt af van het prijsmodel: per gebruiker, per openstaande vacature of een vast abonnement dat meegroeit met je personeelsbestand. Grote platforms voor omvangrijke organisaties werken met prijzen op maat, maar dat is zelden het niveau dat een snelgroeiend bedrijf op dat moment nodig heeft.

Een tip voordat je iets ondertekent: kijk verder dan de abonnementsprijs. De tijd die nodig is om de tool in te richten en elke hiring manager ermee vertrouwd te maken, telt ook mee. Dat wordt lastiger naarmate meer mensen ermee werken. Het goedkoopste abonnement is geen goede deal als de helft van je wervingsteam het nooit gaat gebruiken.

Waar moet je op letten?

Kies een tool die past bij hoe je bedrijf daadwerkelijk werft, niet bij de langste lijst met functies. Voor een groeiende organisatie telt vooral dat elke hiring manager er gemakkelijk mee aan de slag kan, kandidaten ook bij grote aantallen een prettige ervaring hebben, de tool samenwerkt met je bestaande systemen en de prijs logisch meegroeit wanneer je vacatures en gebruikers toevoegt. Een goed ontworpen ATS voor groeiende bedrijven werkt beter dan een overladen alles-in-één platform dat alles doet, maar nergens echt in uitblinkt.

• Eenvoudig te gebruiken: elke hiring manager moet ermee kunnen werken zonder een week training, ook wanneer er nieuwe hiring managers bijkomen.
• Korte sollicitatieformulieren: lange formulieren schrikken goede kandidaten af, ongeacht hoeveel sollicitaties je ontvangt.
• Geschikt voor samenwerking: gedeelde notities en beoordelingsformulieren om samen te werven over afdelingen heen.
• Werkt goed samen met andere tools: koppelingen met je vacaturesites, agenda’s en de andere systemen die je bedrijf al gebruikt.
• Zorgvuldig met gegevens: goede ondersteuning voor de AVG als je in de EU werft, ook wanneer de hoeveelheid gegevens toeneemt.

Homerun is precies voor deze organisaties ontwikkeld: een ATS met een sterke focus op design dat groeiende organisaties met 50 tot 300 werknemers helpt hun werving overzichtelijk, menselijk en onder controle te houden, zonder de overdaad van een omvangrijk softwarepakket dat ze nog niet nodig hebben.

De belangrijkste punten

• Een ATS brengt je werving samen op één plek: sollicitaties verzamelen, kandidaten ordenen en opvolgen, en administratie automatiseren, voor elke vacature en elke hiring manager.
• Het wijst je kandidaten niet stiekem af. Mensen en de filters die zij instellen, bepalen dat.
• Je hebt een ATS nodig wanneer een spreadsheet niet meer volstaat. Dat gebeurt bij groeiende organisaties vaak sneller dan verwacht.
• De kosten blijven voor groeiende bedrijven bescheiden, vaak lager dan je verwacht, en groeien met je mee.
• Kies op basis van gebruiksgemak en de ervaring van kandidaten, niet op basis van het aantal functies.

Veelgestelde vragen

Hebben groeiende bedrijven echt een ATS nodig?

Zodra je voor meerdere vacatures werft of meerdere mensen meebeslissen, bespaart het veel tijd. Voor organisaties met 50 tot 300 werknemers helpt een ATS om kandidaten, feedback en communicatie overzichtelijk te houden over verschillende teams en vacatures heen.

Wijst een ATS automatisch kandidaten af?

Meestal niet. De meeste sollicitaties worden nog steeds door een persoon gelezen. Afwijzingen komen voort uit filters en uitsluitingsvragen die je team instelt, niet uit software die zelfstandig beslissingen neemt.

Maakt een ATS werving minder persoonlijk, ook wanneer je groeit?

Idealiter gebeurt het tegenovergestelde. Door de administratie uit handen te nemen, geeft het hiring managers meer tijd om echt met mensen te praten. Het helpt kandidaten bovendien op tijd een persoonlijk antwoord te krijgen in plaats van stilte, ongeacht hoeveel vacatures er openstaan.

Wat is het verschil tussen een ATS en een CRM?

Een ATS beheert mensen die al hebben gesolliciteerd. Een recruitment-CRM helpt je relaties op te bouwen met potentiële kandidaten voordat ze solliciteren. Veel tools bieden tegenwoordig beide.

Is een ATS lastig in te richten voor een groeiende organisatie?

Niet echt. Goede tools zijn zo ontworpen dat je op dezelfde dag je eerste vacature kunt publiceren en sollicitaties kunt ontvangen. Je kunt nieuwe hiring managers net zo snel toegang geven en op weg helpen wanneer ze aansluiten.

Werving zal altijd rommelige momenten hebben. Maar goede kandidaten verliezen tussen je inboxen hoeft daar niet bij te horen.

Wil je zien hoe werving voelt wanneer je team, kandidaten en feedback samenkomen op één overzichtelijke, goed ontworpen plek, ongeacht hoeveel vacatures je tegelijk invult? Boek een demo. We laten je zien hoe Homerun tijdens je groei zorgt voor meer duidelijkheid, minder najagen en een soepeler wervingsproces. ✨